[french]Zéro papier, la victoire est proche[/french][english]The end of paper is near… Yes, really.[/english]

[french]Après la lecture d’un article de 43 folders sur la gestion du papier, à l’aide d’un scanner plutôt malin, j’ai découvert une jeune société française qui a sorti une version clé en main, qui s’appelle Xambox. Il y a même une vidéo de la solution xambox. Plutôt cool, non ?[/french]
[english]After reading an article on 43 folders on paper management, advocating a particularly nifty Fujitsu scanner, I stumbled across a young French company which proposes an all-in-one solution called Xambox. An online video is available in French. Pretty cool, huh?[/english]

InboxZero, first impression

You must check your emails less often. When you get new emails, you have to take action for each and every one.

There are five possible actions for each email:

  1. Delete / archive
    • Delete crap
    • Archive the rest in a single « Archive » folder (use full-text search to retrieve)
  2. Delegate
    • Put a follow-up
  3. Respond (quick)
    • Keep the ball in motion
    • Ask a question if you don’t have enough information to respond
  4. Defer
    • Put in a « To respond » folder
    • Try to empty it every day
    • Consider it a small response buffer
  5. Do
    • Do it, now…
    • …or schedule it (don’t use your inbox as a to-do list)
    • When it’s done, archive

Of course, this is customizable. You can come up with another list. The key is to always know what to do with a new email.

Other advice:

  • Essentially, you need to develop & keep this processing habit!« We are what we frequently do » Aristotle
  • Get and read emails once an hour, process to zero and shut if off! (same for news feeds)
  • Cheating is OK
    • Filter high noise / low signal emails but don’t over filter
    • Use templates for frequent answers
    • « I don’t know » is a valid answer
    • If you’re very late to answer an email, why not simply reply « do you still need this? »
  • No fiddling
    • Don’t browse your inbox without processing
    • Stop doing meta work
  • Check yourself periodically & adjust the process if necessary
    • Am I putting my attention where it should be?

[french]Arrêtez le courrier électronique[/french][english]Empty your inbox![/english]

[french]Pour gérer sa boîte email, il faut d’abord savoir la vider ! Excellente introduction aux méthodes d’organisation du type GTD. Merlin Mann, de 43 folders, a fait une petite présentation chez Google de sa méthode appelée Inbox Zero.[/french]
[english]To manage your email, you have to know how to empty your inbox! Here is an excellent introduction to time management methods (à la GTD). Merlin Mann, from 43 folders, made a short presentation of his method, called Inbox Zero.[/english]

Retour de travail

Après un long silence, il est temps de s’y remettre… J’ai passé deux semaines fabuleuses à Lipari, une petite île italienne qui fait partie des Îles Éoliennes, au large de la Sicile. Pas pour les vacances, mais pour le travail, si, si. Les conditions sur place étaient d’ailleurs à la limite du supportable, la preuve :
Ballade à Vulcano
© Flavio Lombardi
Le thème de l’école d’été (comme ce nom sonne doux) était le génie logiciel en général. Voir le site. On a couvert à peu près tous les aspects, de la modélisation du domaine et des exigences jusqu’aux spécifications en passant par l’architecture. Et surtout, on s’est super bien marré !