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Google Sync pour Mac et iPhone

La dernière version de l’iPhone OS supporte la synchronisation Active Sync. Comble de joie, les applications Google dont je suis féru font la même chose. À moi les calendriers, mails et contacts synchronisés automatiquement. Reste à savoir comment câbler tout ce bazar. C’est le but de ce petit tutoriel.

1. Préparer la synchronisation

Nous faisons l’hypothèse que vous avez tous vos calendriers dans iCal, vos contacts dans le Carnet d’adresses et vos mails dans Google Mail. Vos données sont donc avant tout sur votre bureau. Vous prendrez donc soin, avant toute chose, de synchroniser votre iPhone avec votre bureau par iTunes. Attention, une fois votre iPhone configuré avec Google Sync, il va effacer tous ses calendriers et contacts et les remplacer par les données de Google. Il est donc crucial de tout faire dans l’ordre.

Première étape : faire des sauvegardes.

Deuxième étape : faire des sauvegardes… Bon j’arrête.

1.1. Sauvegarder ses calendriers

Vous êtes quelqu’un de bien organisé donc vous avez plusieurs calendriers pour le travail, la vie privée, certains projets, etc. Il vous faut donc les sauvegarder un par un. Ouvrez iCal, sélectionnez chaque calendrier et choisissez le menu Fichier > Exporter > Exporter. Réservez à température ambiante.

1.2. Sauvegarder ses contacts

De la même façon, sauvegardez chaque groupe de contacts du Carnet d’adresses en sélectionnant chaque groupe et en choisissant le menu Fichier > Exporter > Exporter vCard. Réservez.

1.3. Sauvegarder ses emails

Si vous utilisez Mail sur votre Mac, il est configuré en POP, en IMAP ou en Exchange. Peu importe, tous vos mails sont de toutes façons chez Google. Fastoche.

Si vos mails ne sont pas chez Google, vous pourrez néanmoins y accéder sur votre iPhone ou votre bureau en configurant un autre compte.

2. Importer dans le Google

Nous allons maintenant importer toutes nos informations dans Google. Attention, vous allez avaler la pilule bleue.

2.1. Importer ses calendriers dans Google Calendar

Vous devez créer un calendrier par calendrier sauvegardé précédemment. Sachez qu’un calendrier par défaut existe déjà chez Google. Rien ne vous empêche de l’utiliser, moi je m’en sers pour les événements personnels. Dans Google Calendar, choisissez Paramètres > Agendas. Créez un agenda puis choisissez Importer l’agenda. Sélectionnez le fichier à importer, puis le calendrier que vous venez de créer. C’est dans celui-ci que les événements seront ajoutés. Répétez pour chaque calendrier.

2.2. Importer ses contacts dans Google Mail

Dans Google Mail, choisissez Contacts > Importer. Sélectionnez le fichier d’adresses créé précédemment et c’est parti. Vous pouvez aussi créer des groupes, comme pour les calendriers.

2.3. Nettoyage

Il convient de vérifier que les données de Google sont maintenant présentables. Vous pouvez en profiter pour nettoyer vos calendriers et vos contacts. Sachez qu’avec Google Sync vous êtes limité à 25 calendriers, par exemple. Je pense qu’une dizaine de calendriers devraient être suffisants, même pour une personne très occupée. Vous pouvez aussi vous abonner à des calendriers externes.

Google collecte les adresses de vos correspondants dans le carnet d’adresses de Google Mail. Ce dernier devient donc rapidement une pétaudière. Mon carnet d’adresses sur mon Mac est bien mieux rangé et à jour. Vous pouvez donc éliminer les éventuels doublons dans Google. L’avantage, c’est que vous n’aurez qu’à faire le travail une seule fois, grâce à la synchronisation.

3. iPhone, le grand saut

On passe maintenant à la configuration de l’iPhone. Elle est on ne peut plus simple. Les instructions en anglais sont assez compréhensibles donc je ne donnerai ici que l’essentiel.

3.1. Configurer votre compte Google Sync

Il suffit d’aller dans les réglages, choisissez Mail, Contacts, Calendriers puis l’option Ajouter un compte. Pour Google Sync, choisissez Microsoft Exchange (je sais, je sais…). Les données de votre compte sont assez évidentes (votre nom d’utilisateur est votre adresse email complète). Le nom du serveur est m.google.com.

Votre iPhone va effacer tous vos calendriers et contacts par ceux de Google. Don’t panic (yet).

3.2. Définir les calendriers à partager

Toujours avec l’iPhone, allez sur google.com et connectez vous avec votre compte. Allez ensuite à l’adresse m.google.com/sync. S’il refuse de vous servir parce que vous parlez français, gardez votre fierté linguistique mal placée et changez de langue (Anglais US, par exemple). L’écran vous propose de sélectionner les calendriers à afficher sur votre iPhone. Sauvegardez et c’est bon.

3.3. Vérifier que tout fonctionne

Normalement, vos calendriers et contacts Google sont donc apparus dans les applications respectives de votre iPhone. Sinon, vous pouvez maintenant paniquer.

4. Synchroniser avec son bureau

On repasse maintenant sur le Mac. Vous pouvez tout laisser comme ça mais vos calendriers et contacts ne sont pas vraiment synchronisés avec Google. Pour l’instant…

4.1. Configurer iCal avec Google Calendar

Vous pouvez conserver des calendriers locaux qui ne seront pas synchronisés. Pour ma part, j’ai tout mis online, c’est quand même beaucoup plus pratique. Allez dans les préférences d’iCal, créez un nouveau compte, sélectionnez le type Google puis rentrez vos informations. Dans les paramètres du compte, allez dans l’onglet Délégation et choisissez les calendriers Google à afficher.

4.2. Configurer le Carnet d’adresses avec Google

Dans les préférences du Carnet d’adresses, cliquez simplement sur votre compte local et sélectionnez Synchroniser avec Google. Et hop !

4.3. Synchroniser la lecture des mails avec Google Mail

En fonction de votre lecteur de mail, plusieurs solutions s’offrent à vous. Étant donné que l’espace disque de Google Mail n’est  pas limité, vous pouvez utiliser IMAP pour avoir vos emails toujours avec vous, sur votre bureau ou sur votre iPhone.

Conclusion

Si vous êtes arrivé jusque là sans encombre, bravo. En cas de problème, les commentaires sont très bien venus !